社員総会の招集手続きは省略できる?

一般社団法人は、年1回事業年度終了後に招集される「定時社員総会」と必要がある場合に臨時に招集される「臨時社員総会」があります。

社員総会は理事が招集しますが、社員総会を開催するには「社員総会の日時・場所・議題」等を定め、社員に対して招集通知を発する必要があります。

社員総会では、総会の目的である議題以外の事項については決議を行うことができませんので、予め総会における議題を定めておくのです。

そしてこの招集通知は、社員に出席の準備の期間を与えるため、原則社員総会の日の1週間前までに社員に対して発しなければならないとされています。

しかしながら社員が2名など、ごく少人数の場合わざわざ招集通知を出すのは現実的ではありません。

そこで、社員全員の同意があるときは、招集手続きを省略して社員総会を開催することができます。また、招集手続きがなくとも社員全員が社員総会を開催することに同意して出席すれば、社員総会は成立します。

社員全員が同意しているのであれば、手続きにおいて柔軟な運用ができるようになっているのです。

<招集手続きに関するよくある質問>

招集通知はいつまでに発する必要がありますか?

原則1週間前までに発しなければなりません。

原則1週間前までに招集通知を発しますが、理事会を設定していない法人では定款において期間を短縮することが可能です。この場合は定款で定めた期間に発することになります。

ただし、総会に出席できない社員が書面または電磁的記録(電子メール等)により議決権を行使することができる場合は、2週間前までに発しなければなりません。

招集通知は書面で出す必要がありますか?

理事会設置法人は書面による招集通知が必要です。

招集通知は理事会設置法人であれば書面によることとされていますが、社員の承諾を得て、電磁的方法(電子メール等)により通知を発することもできます。

理事会を設定していない法人は、書面はもちろん口頭や電話、メールで通知することもできます。

ただし、総会に出席できない社員が書面または電磁的記録(電子メール等)により議決権を行使することができる場合は、書面による通知が必要です。

どのような場合に招集手続きを省略できますか?

社員全員の同意があれば招集手続きを省略できます。

社員総会は、社員全員の同意があれば招集手続きをとることなく開催できます。

ただし、総会に出席できない社員が書面または電磁的記録(電子メール等)により議決権を行使することができる場合は、招集手続を省略することはできません。なぜなら、招集通知に議決権行使書面等を添付しなければならないからです。

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