一般社団法人の「社員総会議事録」について

一般社団法人の社員総会には定時社員総会と臨時社員総会があります。

年１回は定時社員総会を開催しますので、少なくとも毎年１回は社員総会開催後に社員総会議事録を作成しなければなりません。

社員総会議事録の作成は義務であり、任意ではありませんので、注意してください。

社員総会議事録は、社員総会の日から10年間、法人の主たる事務所に備え置かなければなりません。

社員総会議事録には法律で定められた記載事項が記載されている必要がありますが、決まった様式はありませんので、法人が任意の書式で作成することになります。

１．社員総会の開催された日時、場所

社員総会を開催した日、開始・終了時間、場所を記載します。

テレビ会議システムを導入して社員や理事が出席した場合は、その出席方法も記載します。

２．議事の経過の要領及びその結果

議事の経過の要領及びその結果を記載します。

具体的には、社員総会の開会から閉会するまでの経過内容を記載します。

３．社員総会に出席した理事・監事の氏名

社員総会に出席した理事と監事の氏名を記載します。会計監査人がいる法人は、会計監査人の氏名又は名称を記載します。

４．議長の氏名

社員総会の議長の氏名を記載します。

誰が議長になるかは、定款に定めていることが一般的です。ほとんどは代表理事が議長になると定めていると思います。

５．議事録作成者の氏名

議事録を作成した人の氏名を記載します。

誰が社員総会議事録を作成するか決まりはありませんが、通常は代表理事が作成します。

６．監事・会計監査人が述べた意見・発言などの内容

監事や会計監査人がいる法人は、監事や会計監査人から意見や発言があったときは、その内容を記載します。

社員総会議事録には、一般法人法上、当然に押印が必要とされているわけではありません。ただし、定款で議長や出席理事の記名押印を求めている場合は、その定款の定めに従う必要があります。

また、役員変更等の手続きで社員総会議事録を添付書類として使用する場合には、記名押印が必要となる場面があります。そのため、実務上は、定款の定めや使用目的を確認したうえで、議長や出席理事が記名押印する形で作成されることが多いです。