一般社団法人の会員名簿について

会員制度を置いている一般社団法人では、「会員名簿」を作成して、主たる事務所に備えておく必要があります。

一般社団法人を運営するために会員名簿の作成は不可欠です。

会員名簿に必ず記載しなければならないのは、会員の氏名、法人や団体会員であれば名称(会社名等)と住所ですが、任意的に入会日や連絡先の電話番号、メールアドレスなどを記載している場合が多いようです。

会員名簿を作成することで、会員の情報を正確に把握することができますので、きちんと管理するようにしましょう。

会員規定等に「入会者は、会員の種別ごとに会員名簿に登録する」と明確に記載すると良いでしょう。

一般社団法人から会員への通知は、この会員名簿に記載された住所や連絡先に行います。

特に社員総会において議決権がある「正会員」への社員総会の招集通知は、確実に届くようにしなければなりません。

会員が自宅を引っ越ししたり、連絡先に変更があった場合は、会員から一般社団法人へ登録情報に変更があったことを届けるように運営することが求められます。

もし会員が変更したことを一般社団法人側へ届けていなかった場合でも、法人は会員名簿に記載した宛先に通知すればよく、仮に届かなかったとしても会員本人に到達したとみなされます。

そして、通知が5年以上継続して到達しなければ、それ以降は送る必要がなくなります。

会員名簿に所定の様式はありませんので、エクセルなどを使って自由に作成して構いません。

手書きで作成しても問題ありませんが、会員名簿に登録された会員情報については、慎重に取り扱わなければなりませんので、紛失などしないように十分注意してください。

会員制度を設けている一般社団法人では、ウェブサイト上で会員を公開していることがあります。その多くは、正会員や賛助会員などの「会員の種別」と「会員の氏名(法人会員の場合はその名称や団体名)」を公開しています。

どのような人や会社が会員になっているのか公開することで、新規会員に対して安心感を提供するというメリットもあります。

*参考ページ:一般社団法人の「会員制度」について

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