理事会議事録について
理事会の開催時期は法律の定めはありませんが、代表理事や業務執行理事は3ヶ月に1回以上の割合で自己の職務執行の状況を理事会に報告しなければなりませんので、原則年4回理事会を開催することになり、その回数分議事録を作成する機会があるということになります。
理事会を開催した後は、理事会議事録を作成しなければならず、作成した議事録は理事会のあった日から10年間主たる事務所に備え置かなければならないと定められています。
理事会の議事録の記載内容については、法務省令で記載すべき事項が定められています。
＊参考ページ：一般社団法人の「理事会」について
理事会の議事録に記載する事項
①理事会が開催された日時及び場所
・理事会の開催場所にいない理事、監事又は会計監査人が理事会に出席した場合の出席方法（WEB開催等の場合）を含む
②理事会が次に掲げるいずれかのものに該当するときは、その旨
・理事の請求を受けて招集されたもの
・理事会開催の請求があったにもかかわらず所定の期間内に理事会が招集されないため、その請求をした理事が招集したもの
・監事の請求を受けて招集されたもの
・監事が招集したもの
③理事会の議事の経過の要領及びその結果
④決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは、当該理事の氏名
⑤次に掲げる規定により理事会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
・競業及び利益相反取引の制限に係る取引についての報告
・理事が不正の行為をしたと認められるとき等における監事の報告
・理事会で述べられた監事の意見
⑥定款で議事録署名人を出席した代表理事及び監事とする旨定めているときは、代表理事以外の理事会に出席した理事の氏名
⑦理事会に出席した会計監査人の氏名または名称
⑧理事会の議長が存するときは、議長の氏名
理事会の議事録は「書面」又は「電磁的記録（電子文書）」で作成しなければなりません。
そして、議事録が「書面」で作成された場合は、理事会に出席した理事と監事が議事録に署名又は記名押印しなければなりません。「電磁的記録（電子文書）」で作成された場合は、電子署名をすることになります。
なお、「理事会の決議の省略」を行った場合は、実際に理事会が開催されたものではありませんが、議事録は作成しなければなりません。議事録への記載事項は通常の理事会議事録とは異なり、次のように定められています。
決議の省略を行った場合の議事録に記載する事項
- 理事会の決議があったものとみなされた事項の内容
- 上記の事項を提案した理事の氏名
- 理事会の決議があったものとみなされた日
- 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
実際に理事会は開催されていませんので、出席した理事や監事はなく、代表理事が議事録作成者として議事録へ記名・押印するのが実務的です。
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