WEB会議システムを用いた理事会の開催について

一般社団法人、一般財団法人では、WEB会議システムを用いた理事会の開催が認められています。

理事会は開催場所を決めて理事が出席する実開催が前提となっていますが、WEB会議システムなどの方法で開催することも可能です。

これにより、海外や遠方に所在する等の理由から理事会の開催場所に赴くことができない理事が理事会へ容易に参加することができるようになります。

WEB会議以外にも、テレビ会議、電話会議でも実開催と同等の環境下で開催されるのであれば許容されると考えられています。

WEB会議では実開催と同様に、『出席者全員が相互に十分な意見交換ができる状況』にあることが前提です。

出席者の音声や映像が即時他の出席者に伝わり（即時性）、適時的確な意見表明が互いにできる（双方向性）仕組みになっており、『出席者が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができるという環境』であることが必要です。

理事会の開催中に音声や映像が途切れたりすることがないように注意してください。

もし会議中に特定の理事だけが音声が聞こえなくなるなどの障害が発生したときは、その障害が解消したときに音声が聞こえなくなった時間帯の議論をし直すなどの対応が必要になります。

理事会を開催する前に、音声が聞き取りにくい、画面が不鮮明になるなど、不具合が出ないように事前に通信環境を確認しておくことが大事です。

そして、音声と映像がリアルタイムで伝わっていることを確認してから理事会を開催するようにしましょう。

WEB会議システムを用いた理事会でも、開催後に理事会議事録の作成が義務付けられています。

理事会議事録には、理事会が開催された日時及び場所を記載しますが、実際にその開催場所にはおらず、WEB会議システム等を用いて出席した理事がいる場合は、その出席方法も記載しなければなりません。

また、「WEB会議システムを用いて理事会を開催した」こと、「WEB会議システムにより、出席者の音声と映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組みとなっていることが確認されて、議案の審議に入った」ことを記載します。

理事会の議事録へは、原則として理事会へ出席した理事及び監事が署名または記名・押印する義務があります。実開催場所に出席していなくてもWEB会議システムにより出席した理事や監事も出席者となりますので、署名または記名・押印が必要です。

＊参考ページ：一般社団法人の理事会について分かりやすく解説