定時社員総会とは

事業年度の終了後、1年に1回、必ず開催される（しなければならない）社員総会を「定時社員総会」と言います。

多くの法人では、定款において定時社員総会は事業年度終了後「3ヶ月以内」に開催すると定めていますので、この期間内に定時社員総会を開催しなければなりません。

では、定時社員総会とは、いったい何を行う総会なのでしょうか。

一般社団法人は、事業年度終了後に計算書類や事業報告を作成し、法人区分や収益事業の有無、所得の発生状況等に応じて、税務申告が必要となる場合があります。

決算では、事業年度（1年間）の業績を集計して、計算書類（貸借対照表・損益計算書）、事業報告とこれらの附属明細書を作成しなければなりません。そして計算書類は「定時社員総会」の承認により確定されますので、定時社員総会は事業年度終了後に必ず開催する必要があるのです。

例えば、事業年度が「4月1日から翌年3月31日まで」の法人で、定款において「定時社員総会は事業年度終了後3ヶ月以内に開催する」と規定しているのであれば、その年の「6月末まで」に定時社員総会を開催して、事業報告を行い、決算書類の承認を得ることになります。

そして、定時社員総会で承認された計算書類を税務署等へ「6月末まで」に申告する、という流れになります。

決算処理や税務申告については、顧問税理士に確認しながら進めることが一般的です。一方で、作成した計算書類は、定時社員総会において承認を得る必要がありますので、この点は法人運営上、忘れないようにしておきましょう。

※税務署等へ確定申告は、原則として事業年度終了後「2ヶ月以内」に行う必要がありますが、定款において「定時社員総会を事業年度終了後3ヶ月以内に行う」と定めていれば、税務署へ「申告期限の延長の特例の申請書」を提出することで、申告期限を1ヶ月延長することができます（詳しくは税務署または顧問税理士さんへご確認ください）。

また、定時社員総会では計算書類の承認のほかにも、役員（理事・監事）の任期満了による改選の決議も行います。

例えば、理事の任期を「選任後2年以内に終了する事業年度のうち、最終のものに関する定時社員総会の終結の時まで」と定款で定めている場合は、2年ごとに任期が切れますので、2年に1回は定時社員総会において理事改選の決議が必要になります。

具体的な役員の任期の計算方法については、こちらを参照してください。

＊参考ページ：役員（理事・監事）の任期について

役員の任期が満了する年の定時社員総会においては、第１号議案として「事業報告・決算の承認決議」、第２号議案として「理事の任期満了による改選の決議」を行えば問題ありません。その他必要な決議事項（例えば役員報酬の改定等）があれば、同時に行うこともできます。

役員は任期満了日をもって自動的に退任することになりますので、事業年度終了後には役員の任期を確認するのを忘れないように注意してください。

＊参考ページ：一般社団法人の「社員」とは / 臨時社員総会とは？